Faktor yang mempengaruhi kegagalan/kesuksesan dalam pembangunan SI perusahaan

Bab I
Pendahuluan

1.1 Latarbelakang
Perusahaan adalah suatu sistem fisik yang dikelola dengan menggunakan sistem konseptual. Sistem fisik perusahaan adalah sistem lingkaran tertutup dalam arti dikendalikan oleh manajemen, menggunakan umpan balik untuk mengawasi pelaksanaan agar dapat mencapai suatu tujuan. Perusahaan juga merupakan suatu sistem terbuka, dalam arti berhubungan dengan lingkunganya. Lingkungan adalah alasan utama keberadaan perusahaan. Sistem Informasi Manajemen ( SIM ) muncul karena manajer tidak puas hanya menghitung apa yang telah terjadi dalam bisnis, mereka ingin mengendalikan operasi dan merencanakan masa depan. Kebutuhan ini memerlukan data akuntansi untuk menciptakan informasi yang diperlukan. Laporan menyampaikan informasi dan model matematika dikembangkan untuk memperkirakan permintaan produk, mengoptimalkan penggunaan sumber daya manufakatur, serta menyampaikan produk kekonsumen. Walau istilah sistem informasi manajemen tetap, sekarang perannya lebih dari sekedar mengoptimalkan operasi.
Sistem teknologi informasi memberikan lima peran utama di dalam organisasi, yaitu meningkatkan efisiensi, efektivitas, komunikasi, kolaborasi dan kompetitif. Sistem informasi untuk manajemen puncak harus memiliki fokus eksternal dan berorientasi pada masa depan. Oleh sebab itu sistem informasi perencanaan harus dikaitkan dengan keperluan manajemen puncak artinya bahwa mereka harus dikembangkan lebih bebas (tidak berkaitan) dari sistem pemrosesan transaksi dan sistem pengendalian operasi. Syarat utama dari perancang sistem perencanaan pada manajerial puncak adalah pengetahuan tentang proses manajemen dan perencanaan pada lapis manajer senior dan memiliki pengetahuan tentang sistem informasi dan perancangannya.

1.2. Perumusan masalah
Apa saja faktor-faktor yang mempengaruhi kegagalan dan kesuksesan dalam pembangunan dan penerapan sistem informasi di perusahaan?

1.3. Tujuan
Untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi kegagalan dan kesuksesan dalam pembangunan dan penerapan sistem informasi di perusahaan.

Bab II
Tinjauan Pustaka

2.1 Sistem Informasi

Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan untuk membuat keputusan dalam memecahkan masalah (Raymond McLeod Jr, 1996). Sistem Informasi merupakan jenis-jenis informasi apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan dan hal-hal yang berkaitan dengannya (kecepatan proses pengolahan data menjadi informasi, tingkatan detail informasi, cara menampilkan informasi, volume dan transaksi informasi, penanggung jawab informasi) berbeda dengan pengertian teknologi informasi yang meliputi komponen-komponen perangkat keras (komputer, infrastruktur, alat komunikas) dan perangkat lunak (aplikasi, sistem operasi, database) yang harus tersedia untuk menghasilkan sistem informasi yang telah didefinisikan (Richardus, 2000). Sistem informasi saat ini bukan hanya sebuah alat yang berfungsi sebatas efesiensi dan efektifitas, tetapi sistem informasi saat ini merupakan sumberdaya yang memegang peranan penting dalam memenangkan persaingan bisnis. Sistem informasi berfungsi untuk membantu proses dan operasi bisnis, mendukung pembuatan keputusan bisnis dan mendukung strategi dalam mewujudkan keunggulan kompetitif perusahaan, seperti terlihat pada gambar dibawah ini;

Gambar 1. Peranan Sistem Informasi
Sumber. O’Brien dan Marakas (2009)

Globalisasi menuntut perusahaan untuk masuk kedalam era informasi. Perusahaan yang mengabaikan sistem informasi berarti telah melakukan kesalahan besar, karena era informasi menuntut perusahaan untuk dapat memanfaatkan data dan informasi dan mengubahnya untuk mendukung strategi adalah perusahaan yang mampu bertahan. Sistem informasi digunakan untuk mendukung strategi perusahaan bukan hanya sebatas pada efesiensi atau pengurangan biaya tetapi sistem informasi digunakan disemua level di perusahaan yang berorientasi baik internal maupun eksternal untuk menjangkau konsumen dalam rangka memenangkan persaingan.
Sistem Informasi digambarkan sebagai sebuah piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi untuk pengolahan transaksi, penjelasan status dan terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari, lapisan selanjutnya terdiri dari sumber daya sistem informasi untuk pengendalian manajemen seperti pengambilan keputusan dan lapisan puncak terdiri dari sumberdaya informasi untuk mendukung perencanaan strategi dan perumusan kebijakan oleh tingkat puncak manajemen. (Davis, 1992). Fungsi Sistem Informasi setidaknya mencakup:
• Mendukung kesuksesan berbagai fungsi utama bisnis seperti akuntansi, finance, manajemen operasi, pemasaran dan manajemen sumberdaya manusia.
• Kontributor utama dalam mendukung efisiensi kegiatan operasional, produktivitas dan moral SDM, pemberian layanan prima pada customer dan kepuasan customer.
• Sumber informasi utama bagi manajer dalam mendukung proses pengambilan keputusan yang efektif.
• Bagian yang terpenting dari upaya pengembangan produk dan jasa yang kompetitif sehingga dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi dalam persaingan global.
• Bagian utama dari sumberdaya organisasi dan biayanya dalam menjalankan bisnis sehingga memerlukan pengelolaan sumberdaya yang prima.

Bab III
Pembahasan
3.1. Faktor Yang Mempengaruhi Kegagalan Sistem Informasi
Faktor-faktor yang menjelaskan dapat mempengaruhi kegagalan dan kesuksesan dalam pembangunan dan penerapan SI diperusahaan seperti banyak perusahaan yang belum berhasil mengelola penggunaan teknologi informasi secara efektif dan efisien. Teknologi tidak digunakan secara efektif oleh berbagai perusahaan yang menggunakan TI terutama untuk mengkomputerisasikan proses bisnis tradisional dan bukannya untuk mengembangkan proses e-business yang inovatif dengan melibatkan pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis lainnya, e-commerce serta pendukung keputusan yang dijalankan melalui web. Teknologi informasi tidak digunakan secara efisien oleh sistem informasi yang memberi waktu respon yang lama dan seringkali mati atau pakar dan konsultan SI yang mengelola berbagai proyek pengembangan apikasi dengan tidak benar.
O’Brien dan Marakas (2009) menyatakan bahwa terdapat beberapa alasan yang menyebabkan sukses atau tidaknya suatu organisasi/perusahaan dalam menerapkan sistem informasi. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesukesan penerapan sistem informasi, antara lain adanya dukungan dari manajemen eksekutif, keterlibatan end user (pemakai akhir), penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas, perencanaan yang matang, dan harapan perusahaan yang nyata. Sementara alasan kegagalan penerapan sistem informasi antara lain karena kurangnya dukungan manajemen eksekutif dan input dari end-user, pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubah-ubah, serta inkompetensi secara teknologi, yang diuraikan sebagai berikut.

1. Kurangnya dukungan dari pihak eksekutif atau manajemen
Persetujuan dari semua level manajemen terhadap suatu proyek sistem informasi membuat proyek tersebut akan dipersepsikan positif oleh pengguna dan staf pelayanan teknis informasi. Dukungan tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk penghargaan terhadap waktu dan tenaga yang telah dicurahkan pada proyek tersebut, dukungan bahwa proyek akan menerima cukup dana, serta berbagai perubahan organisasi yang diperlukan. Dengan demikian, kurangnya komitmen eksekutif puncak untuk terlibat lebih jauh dalam proyek mengakibatkan penerapan sistem informasi perusahaan menjadi sia-sia.
Keterlibatan eksekutif dalam pengembangan sistem informasi di perusahaan juga menentukan kesuksesan proses sosialisasi sistem informasi. Proses sosialisasi sistem informasi yang baru merupakan proses perubahan organisasional. Kebanyakan orang dalam organisasi akan bertahan, karena perubahan mengandung ketidakpastian dan ancaman bagi posisi dan peran mereka. Akan tetapi, proses perubahan organisasional ini diperlukan untuk manajemen perubahan selama proses sosialisasi sistem informasi baru. Beberapa resiko dan konsekuensi manajemen yang tidak tepat dalam pengembangan sistem informasi adalah sebagai berikut.

• Biaya yang berlebih-lebihan sehingga melampaui anggaran.
• Melampaui waktu yang telah diperkirakan.
• Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkat dari yang diperkirakan.
• Gagal dalam memperoleh manfaat yang diperkirakan.
2. Kurangnya keterlibatan atau input dari end user (pemakai akhir)
Sikap positif dari pengguna terhadap sistem informasi akan sangat mendukung berhasil atau tidaknya penerapan sistem informasi. Sikap positif dalam bentuk dukungan dan kompetensi dari user, serta hubungan yang baik antara user dengan teknisi merupakan faktor sikap yang menguntungkan (favorable attitudes) dan sangat penting bagi berhasilnya penerapan sistem informasi. Sikap positif menentukan tindakan, dan akan berkaitan dengan tingkat penggunaan yang tinggi (high levels of use) serta kepuasan (satisfaction) terhadap sistem tersebut.
Disamping itu, keterlibatan pengguna dalam desain dan operasi sistem informasi memiliki beberapa hasil yang positif. Pertama, jika pengguna terlibat secara mendalam dalam desain sistem, ia akan memiliki kesempatan untuk mengadopsi sistem menurut prioritas dan kebutuhan bisnis, dan lebih banyak kesempatan untuk mengontrol hasil. Kedua, pengguna cenderung untuk lebih bereaksi positif terhadap sistem karena mereka merupakan partisipan aktif dalam proses perubahan itu sendiri. Kesenjangan komunikasi antara pengguna dan perancang sistem informasi terjadi karena pengguna dan spesialis sistem informasi cenderung memiliki perbedaan dalam latar belakang, kepentingan dan prioritas. Inilah yang sering dikatakan sebagai kesenjangan komunikasi antara pengguna dan desainer (user-designer communication gap).

3. Tidak Memiliki Perencanaan Memadai
Pengembangan dan penerapan sistem informasi yang tidak didukung dengan perencanaan yang matang tidak akan mampu menjembatani keinginan dan kepentingan berbagai pihak di perusahaan. Hal ini dikarenakan sistem yang dijalankan tidak sesuai dengan arah dan tujuan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan yang tidak memiliki kompetensi inti dalam bidang teknologi informasi sebaiknya menjadi tidak memaksakan untuk menjadi leader dalam investasi teknologi informasi.
Sebagian besar penyedia jasa teknologi informasi kurang sensitif terhadap manajemen perusahaan, tetapi hanya fokus pada tools yang akan dikembangkan. Kelemahan inilah yang mengharuskan perusahaan untuk mengidentifikasi secara jelas kebutuhan dan spesifikasi sistem informasi yang akan diterapkan berikut manfaatnya terhadap perusahaan. Kemauan perusahaan dalam merancang penerapan sistem informasi berdasarkan sumberdaya yang dimiliki diyakini dapat meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan.

4. Inkompetensi secara Teknologi
Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia sebagai perancang dan penggunanya. Bodnar dan Hopwood (1995) dalam Murdaningsih (2009) berpendapat bahwa perubahan dari sistem manual ke sistem komputerisasi tidak hanya menyangkut perubahan teknologi tetapi juga perubahan perilaku dan organisasional. Sekitar 30 persen kegagalan pengembangan sistem informasi baru diakibatkan kurangnya perhatian pada aspek organisasional. Oleh karena itu, pengembangan sistem informasi memerlukan suatu perencanaan dan implementasi yang hati-hati, untuk menghindari adanya penolakan terhadap sistem yang dikembangkan (resistance to change)

3.2. Cara Mengatasi Kegagalan

Untuk mengatasi kegagalan tersebut perusahaan harus berhasil dalam menunjukkkan bahwa keterlibatan tingkat manajerial dan pemakai akhir yang ekstensif dan berarti adalah bahan utama dari kinerja sistem informasi yang berkualitas tinggi. Melibatkan para manajer bisnis dalam keterbukaan dari fungsi SI dan praktisi bisnis dalam pengembangan aplikasi SI. Melibatkan para manajer dalam manajemen TI (dari CEO hingga para manajer unit bisnis) membutuhkan pengembangan struktur tata kelola seperti dewan eksekutif dan komite pelaksana yang mendorong keterlibatan aktif mereka dalam perencanaan dan pengendalian penggunaan bisnis TI. Hal ini dapat membantu para manajer untuk menghindari masalah kinerja SI dalam unit bisnis dan proyek pengembangan mereka melalui keterlibatan ini para manajer dapat meningkatkan nilai bisnis strategis dari teknologi informasi.
Organisasi SIM dipercayakan pada program komputer, pasokan, data, dokumentasi, dan fasilitas yang terus meningkat ukuran dan nilainya. Kita harus memelihara standar kinerja, keamanan dan perilaku yang jelas membantu kita dalam memastikan integritas dan perlindungan berbagai aktiva ini. Karena itu, hal-hal berikut ini harus digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatan kerja. Namun keberhasilan program ini tergantung pada kewaspadaan tiap anggota organisasi SIM pada nilai aktiva yang dipercayakan kepadanya. Harus disadari bahwa pelanggaran kepercayaan ini mengakibatkan tindakan pendisiplinan, termasuk pemberhentian.
Secara khusus para karyawan harus :
1. Melakukan semua kegiatan tanpa kecurangan. Hal ini mencakup pencurian atau penyalahgunaan uang, peralatan, pasokan, dokumentasi, program komputer, atau waktu komputer.
2. Menghindari segala tindakan yang mengkompromikan integritas mereka. Misalnya pemalsuan catatan dan dokumen, modifikasi program dan file produksi tanpa ijin, bersaing bisnis dengan organisasi, atau terlibat dalam perilaku yang mungkin mempengaruhi perusahaan atau reputasinya. Para karyawan tidak boleh menerima hadiah dari pemasok, agen dan pihak-pihak seperti itu.
3. Menghindari segala tindakan yang mungkin menciptakan situasi berbahaya. Termasuk membawa senjata tersembunyi di tempat kerja, mencederai orang lain atau mengabaikan standar keselamatan dan keamanan.
4. Tidak menggunakan alkhohol atau obat terlarang saat bekerja dan tidak bekerja di bawah pengaruh alkhohol atau obat terlarang atau kondisi lain yang tidak bugar untuk bekerja.
5. Memelihara hubungan yang sopan dan profesional dengan para pemakai, rekan kerja dan penyelia. Tugas pekerjaan harus dilaksanakan sesuai dengan permintaan supervisor dan manajemen serta harus sesuai dengan standar keamanan bekerja. Setiap penemuan pelanggaran perilaku atau keamanan harus segera dilaporkan.
6. Berpegang pada peraturan kerja dan kebijakan pengupahan lain.
7. Melindungi kerahasiaan atau informasi yang peka mengenai posisi persaingan perusahaan, rahasia dagang atau aktiva.
8. Melakukan praktek bisnis yang sehat dalam mengelola sumber daya perusahaan seperti sumber daya manusia, penggunaan komputer, atau jasa luar.

Organisasi dapat meminimalkan kemungkinan kegagalan SIM perusahaan dengan mengambil langkah-langkah:

• Mengerti kerumitan organisasi
• Mengenali proses yang dapat menurun nilainya bila standarisasi dipaksakan
• Mencapai consensus dalam organisasi sebelum memutuskan menerapkan system informasi perusahaan
• Dukungan pemerintah yang baik dalam penerapan kegiatan ini dengan penyediaan tenaga yang handal dan sesuai pada bidang melalui pengadaan pembelajaran di bangku perguruan tinggi yang dispesifikasikan dengan menyesuaikan akan kebutuhan dari Negara.
• Respon yang baik dari masyarakat akan penerapan TI/SI yang menjadi tolak ukur utama dalam perkembangan penerapan TI/SI itu sendiri untuk pencapaian tujuan dari kegiatan pemerintah ini, seperti adanya ketertarikan beriklan melalui internet, bermain games online, mengerjakan kegiatan desain, arsitek, foto dan lain-lain dengan bantuan TI/SI yang telah ada.

Bab IV
Kesimpulan dan Saran

4.1. Kesimpulan
Gangguan terhadap sistem informasi dapat dilakukan secara tidak sengaja ataupun secara sengaja. Gangguan terhadap sistem informasi yang dilakukan secara tidak sengaja dapat terjadi karena kesalahan-kesalahanteknis, gangguan lingkungan dan karena kesalahan manusia. Kesalahan teknis yang terjadi karena kesalahan yang disebabkan oleh permasalahan perangkat kerasnya dan kesalahan dalam penulisan sintak dan kesalahan logika perangkat lunaknya. Gangguan lingkungan dapat berupa gempabumi, kegagalan arus listrik. Kesalahan manusia yang tidak disengaja dapat terjadi karena misalnya memasukkan data yang salah, mengoperasikan program dan basis data yang salah, menghapus data secara tidak sengaja. Faktor kegagalan terjadi ketika teknologi tidak digunakan secara efektif oleh berbagai perusahaan yang menggunakan TI terutama untuk mengkomputerisasikan proses bisnis tradisional dan bukannya untuk mengembangkan proses e-business yang inovatif dengan melibatkan pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis lainnya, e-commerce serta pendukung keputusan yang dijalankan melalui web. Teknologi informasi tidak digunakan secara efisien oleh sistem informasi yang memberi waktu respon yang lama dan seringkali mati atau pakar dan konsultan SI yang mengelola berbagai proyek pengembangan aplikasi dengan tidak benar.
Untuk mengatasi kegagalan tersebut perusahaan harus berhasil dalam menunjukkkan bahwa keterlibatan tingkat manajerial dan pemakai akhir yang ekstensif dan berarti adalah bahan utama dari kinerja sistem informasi yang berkualitas tinggi. Melibatkan para manajer bisnis dalam keterbukaan dari fungsi SI dan praktisi bisnis dalam pengembangan aplikasi SI. Melibatkan para manajer dalam manajemen TI (dari CEO hingga para manajer unit bisnis) membutuhkan pengembangan struktur tata kelola seperti dewan eksekutif dan komite pelaksana yang mendorong keterlibatan aktif mereka dalam perencanaan dan pengendalian penggunaan bisnis TI. Hal ini dapat membantu para manajer untuk menghindari masalah kinerja SI dalam unit bisnis dan proyek pengembangan mereka melalui keterlibatan ini para manajer dapat meningkatkan nilai bisnis strategis dari teknologi informasi.

4.2. Saran
Perusahaan harus memperhatikan bagaimana seluruh elemen dapat berpartisipasi, dari tingkat manajerial dan pemakai akhir untuk terbentuknya kinerja system inforamsi yang berkualitas. Kegagalan dalam sistem informasi terkadang tidak dapat dihindari namun masih dapat dikendalikan dan diperbaiki agar perusahaan dapat maju kembali.

DAFTAR PUSTAKA

Davis, B. 1992. Kerangka Dasar Sistem informasi Manajemen. Pustaka Binaman Pressindo. Jakarta.

Indrajit, Richardus E. 2000. Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi. Elex Media Komputindo. Jakarta.

McLeod Jr, R. 1996. Sistem Informasi Manajemen edisi ketujuh. Prenhalindo. Jakarta.

Murdaningsih A. 2009. Analisis Pengaruh Partisipasi pemakai terhadap Kepuasan Pemakai Sistem Informasi dalam Pengembangan Sistem Informasi dengan Dukungan Manajemen Puncak, Komunikasi Pemakai-Pengembang, Kompleksitas Sistem, Kompleksitas Tugas, pengaruh Pemakai sebagai Variabel Pemoderasi [skripsi]. Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi, Universitas Muhammadiyah. Surakarta.
O’Brien, James A. 2009. Management Information Systems: Managing Information Techonology in the E-Business Enterprise.5th.Ed. Irwin Inc. Boston.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>


Refresh



Current ye@r *